Sm@rc - Smart Archive

Es una solución informática que permite organizar y gestionar el sector de archivo de la organización.

Fue construido siguiendo un proceso de desarrollo certificado bajo la ISO 9001:2000, lográndose un producto con una interfaz de usuario amigable e intuitiva, que facilita la gestión de los documentos, ofreciendo amplias posibilidades de adaptación a las exigencias particulares de cada empresa.

Está desarrollado bajo una arquitectura multicapas, y siguiendo los estándares J2EE para la distribución de la lógica de presentación, las reglas de negocio, la base de datos y los servicios, el sistema ofrece las facilidades de una herramienta web accesible a través de la intranet o de Internet.

Características del Software:

• Conformidad con la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD):
  La identificación se realiza con reglas de descripción multi nivel que utiliza el concepto de series documentales compuestas por los diferentes tipos de documentos.
• Facilita la gestión operativa de la documentación de la organización:
  Sm@rc permite en todo momento conocer cual es la localización de un documento y administra diferentes estados para los documentos de manera que siempre sea posible identificar en que fase del procesamiento técnico se encuentran los mismos. Adicionalmente, previendo las posibles limitaciones en las capacidades de almacenamiento de la organización y para liberar espacio físico de la base de datos, es posible administrar la catalogación de las imágenes en dispositivos fuera de línea.
• Definición de niveles de seguridad de acceso:
  El esquema de seguridad adoptado permite la definición de grupos o roles asociados a las funcionalidades. De esa manera, los usuarios tienen acceso sólo a aquellas funcionalidades a las que tienen derecho (principio del acceso según la necesidad). Este esquema de seguridad permite también, la asociación de los usuarios a un servicio de autenticación centralizado vía LDAP (Lightweight Directory Access Protocol).
• Facilidades para auditar el sistema:
  Se cuenta con la capacidad de registrar los eventos de la aplicación en un repositorio con la información de la funcionalidad utilizada, el usuario, la fecha y hora de utilización. Esta capacidad permite además, la parametrización de los eventos que requieren ser auditados, y asociarlos a las unidades lógicas de la aplicación. El registro de un evento auditable puede ser “activado” o “desactivado” en un momento dado, y pueden identificarse los objetos u ocurrencias afectados por el evento.
• Administración de la documentación en formato digital:
  La digitalización de documentos permite su almacenamiento en una forma eficiente y segura, para su posterior recuperación con tiempos y costos óptimos. Las ventajas de la digitalización incluyen:
  • Agilidad en la búsqueda.
  • Acceso inmediato y concurrente a la documentación; al tener la documentación digitalizada, varios usuarios pueden acceder al mismo documento sin necesidad de esperas.
  • Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación.
  • utilización de la misma estructura de seguridad de usuarios para proteger la información.
  • Seguridad de los documentos consultados, los originales se mantienen en archivos, no circulan ni interna ni externamente; evitando su desgaste, rotura o pérdida (por robo o destrucción).
  • Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia.

Por sus características, Sm@rc tiene la flexibilidad de integrar cualquier software de digitalización asociado a un escáner. Cabe señalar que la digitalización de los documentos no es un requisito para el funcionamiento del sistema, la digitalización o no de un documento es un parámetro configurable por cada tipo de documento que compone una serie documental.

Servicios de Mantenimiento

Mantenimiento Preventivo.

Consiste en una revisión programada de las microcomputadoras, sus accesorios y periféricos, que tiene como propósito evitar fallas asegurado que los mismo operen bajo condiciones óptimas de desempeño.

Mantenimiento Correctivo.

Contactando a nuestro Centro de Atención al Usuario al 449-713, los abonados al servicio podrán efectuar el aviso de fallas, y el personal técnico especializado de SIF, concurrirá a solucionar in-situ los desperfectos.

Asistencia de Software.

Está orientada a ayudar a resolver las incidencias que surgen diariamente en el uso de los diferentes sistemas operativos, paquetes de aplicaciones, navegadores y otras utilidades.

El servicio incluye la instalación del software, la configuración de los diferentes componentes involucrados(administración de usuarios, direccionamiento IP, cuentas de correo o de Internet, drivers, etc) y las actualizaciones periódicas recomendadas por los fabricantes.

Adicionalmente, SIF como integrador de soluciones globales, dispone de un área de soporte cuyo objetivo es garantizar el perfecto funcionamiento de cualquiera de los servicios de sus clientes.

Si la incidencia reportada no es solucionada por el primer nivel en un tiempo proporcional a la criticidad de la misma, se produce una escalada a los técnicos de Nivel 2 que componen las distintas sub-áreas tecnológicas: Sub-área de Redes, Sub-área de Sistemas y Aplicaciones, Sub-área de Base de Datos y Sub-área de Seguridad.

Sistema de Gestión de Riesgos (SAS)

Implementación del Sistema de Gestión de Riesgos en la Dirección Nacional de Aduanas La Alianza SAS – SIF, permitió sumar la experiencia en la “Gestión de Riesgos” por la cual es reconocida mundialmente SAS, al Know-How que posee Nivel 7 en materia de desarrollo de soluciones informáticas.

El proyecto de “inteligencia de negocios” integrado al Sistema Informático SOFIA, conformó un modelo predictivo, que es entrenado para detectar en línea la probabilidad de fraude en las operaciones de Comercio Exterior.